Lohnsteuern - Anmeldung und Bescheinigungsverfahren für Arbeitgeber
Ablauf
Lohnsteueranmeldung
Die Lohn- und Kirchensteuerbeträge sowie der Solidaritätszuschlag für die Arbeitnehmer sind grundsätzlich bis zum 10. des Folgemonats nach Ablauf jedes Lohnsteueranmeldungszeitraums durch elektronische Übermittlung beim Finanzamt anzumelden. Bis zu diesem Zeitpunkt hat auch die Bezahlung der angemeldeten Beträge beim zuständigen Finanzamt zu erfolgen.
Zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteueranmeldung steht Ihnen bei Nutzung des Betriebssystems Microsoft Windows das Programm ELSTER auf der Internetseite www.elster.de kostenlos zur Verfügung. Dieses Programm ermöglicht auch die Übermittlung der Einkommensteuererklärung sowie der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Für die elektronische Übermittlung ist die Abgabe einer Teilnahmeerklärung notwendig. Wenn Sie bereits Arbeitgeber sind, haben Sie diese bereits im Jahr 2004 erhalten. Bei "neuen" Arbeitgebern wird Ihnen die Teilnahmeerklärung von Ihrem zuständigen Finanzamt zugestellt. Falls Sie bislang keine Teilnahmeerklärung erhalten haben, fragen Sie bitte bei der Arbeitgeberstelle des für Sie zuständigen Finanzamts nach.
Ausnahmen von der elektronischen Übermittlung
Das Gesetz zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerdaten sieht vor, dass die Finanzverwaltung in Härtefällen wie bisher eine Anmeldung der Lohn-, Kirchensteuerbeträge und Solidaritätszuschläge auf dem Papiervordruck zulassen kann. Dies ist derzeit der Fall, wenn Sie nicht das Betriebssystem Microsoft Windows, sondern ein alternatives Betriebssystem wie Linux oder MacOS einsetzen. Die Inanspruchnahme der Härtefallklausel ist beim Finanzamt zu beantragen. Das Finanzamt entscheidet über den Antrag.
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Ab dem Jahr 2005 gilt für Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung folgendes Verfahren: Sie übermitteln die Jahreslohnsteuerdaten bis spätestens 28. Februar des Folgejahres für den Arbeitnehmer mittels eines Lohnabrechnungsprogramms nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzverwaltung. Nachdem die Finanzverwaltung die Übermittlung der Daten bestätigt hat, drucken Sie die Daten aus. Diesen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung händigen Sie dem Arbeitnehmer aus. Diese Bescheinigung nennt sich "Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung". Sie ersetzt das bisherige Verfahren, nach dem Sie die Jahreslohnsteuerdaten auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte bescheinigt und diese Ihrem Arbeitnehmer zurückgegeben haben. Die Lohnsteuerkarte ist daher nach der Bestätigung des Datenempfangs durch die Finanzverwaltung von Ihnen zu vernichten oder aufzuheben, sofern nicht ein anderer Arbeitgeber Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte vorgenommen hat. Sind solche Eintragungen vorhanden, ist die Lohnsteuerkarte an den Arbeitnehmer zurückzugeben.
Ab dem Jahr 2006 müssen alle Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln. Eine Ausnahme gilt nur für Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in ihrem Privathaushalt im Sinne des § 8a Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) ("Minijob") beschäftigen. Hier kann eine Lohnsteuerbescheinigung auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers erteilt werden.
Frist
Lohnsteueranmeldung
Anmeldung und Überweisung der Beträge an das Finanzamt müssen zu folgenden Terminen erfolgen:
- monatlich bis zum 10. des Folgemonats, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 3.000 Euro betrug
- vierteljährlich bis zum 10. des auf das jeweilige Vierteljahr folgenden Monats, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr über 800 Euro, aber nicht mehr als 3.000 Euro betrug (z.B. für das erste Kalendervierteljahr am 10. April)
- jährlich bis zum 10. Januar des Folgejahres, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 Euro betrug
Im Jahr der Betriebseröffnung kann auf das vorangegangene Kalenderjahr nicht abgestellt werden. Deshalb ist die auf einen Jahresbetrag umgerechnete, für den ersten vollen Kalendermonat nach der Eröffnung abzuführende Lohnsteuer maßgebend.
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ist bis zum 28. Februar des Folgejahres an die Finanzverwaltung zu übermitteln.
Gebühren
Es entstehen keine Gebühren oder sonstige Kosten.
Text
Auskünfte erteilt das Finanzamt, in dessen Bezirk sich Ihre Betriebsstätte befindet. Dieses ist auch für die Bezahlung der angemeldeten Lohnsteuerbeträge zuständig (sogenanntes Betriebsstättenfinanzamt).
Informationen über die für Unternehmensgründer relevante Steuerarten finden Sie in der Broschüre des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft Baden-Württemberg "Steuertipps für Existenzgründer".
Zur einfacheren Abwicklung können Sie am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen.
Zuständigkeit
das Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Betriebsstätte des Arbeitgebers befindet
Bezugsorttext
Geben Sie in der Ortswahl den Standort Ihrer Betriebsstätte an.
